شعبده بازی در تمام قسمت های متحرک یک پروژه می تواند هرج و مرج به نظر برسد. شما سعی می کنید تیم را در یک راستا نگه دارید، ذینفعان را راضی نگه دارید و کار واقعی را در مسیر درست قرار دهید. فشار زیاد است، و شروع یک طرح یا سند جدید از ابتدا می تواند شبیه خیره شدن به یک دیوار خالی باشد. شما می دانید که باید چه کاری انجام دهید، مانند ایجاد یک منشور یا ایجاد یک برنامه، اما یافتن زمان و انرژی ذهنی برای ساختار کامل همه آن چالش بزرگی است.
این دستورات ChatGPT را به دستیار مدیریت پروژه متخصص شما تبدیل می کند. برای استفاده از آنها، به سادگی یک پرامپت را کپی کنید، آن را جایگزین کنید (bracketed placeholders) با جزئیات پروژه خاص خود، و آن را در ChatGPT قرار دهید.
به این دستورات به عنوان کتاب مدیریت پروژه خود فکر کنید که همه چیز را از جرقه اولیه یک ایده تا پایان نهایی پروژه پوشش می دهد. از آنها برای صرفه جویی در زمان، کاهش استرس و ایجاد یک مسیر روشن برای موفقیت برای پروژه بعدی خود استفاده کنید.
I. شروع پروژه
از این دستورات برای تعریف هدف و محدوده پروژه خود استفاده کنید.
1. تدوین منشور پروژه: منشور پروژه به طور رسمی مجوز پروژه را می دهد و اجزای اصلی آن را مشخص می کند.
- به عنوان یک مدیر پروژه با تجربه عمل کنید. یک منشور پروژه جامع برای یک پروژه ایجاد کنید
(describe project, e.g., 'develop a new mobile banking app'). منشور باید شامل موارد زیر باشد: چشم انداز پروژه، ماموریت، اهداف، محدوده (در داخل و خارج)، تحویل های کلیدی، مفروضات، محدودیت ها، معیارهای موفقیت، بودجه و جدول زمانی سطح بالا، سهامداران کلیدی، و حامی پروژه.
2. تعریف اهداف پروژه SMART: اهداف واضح و قابل اندازه گیری برای موفقیت بسیار مهم هستند.
- پروژه من،
(Project Name)، هدف قرار می دهد(briefly describe project outcome). این را به مجموعه ای از اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) تبدیل کنید. برای هر هدف، یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) برای ردیابی دستاورد آن ارائه کنید.
3. تجزیه و تحلیل سهامداران را انجام دهید: همه ذینفعان داخلی و خارجی و منافع آنها را شناسایی کنید.
- برای
(Project Name)، یک ماتریس تجزیه و تحلیل ذینفعان ایجاد کنید. همه احزاب داخلی و خارجی را در نظر بگیرید. ستون ها باید عبارتند از: نام/گروه ذینفع، نقش، علاقه به پروژه (بالا/متوسط/کم)، تاثیر بر پروژه (بالا/متوسط/کم)، و یک استراتژی ارتباطی مناسب.
4. انجام یک ارزیابی اولیه ریسک: قبل از مرحله برنامه ریزی دقیق، ریسک های سطح بالا را شناسایی کنید.
- من در مرحله شروع یک پروژه هستم
(project description). فهرستی از 10 خطر بالقوه در سطح بالا ایجاد کنید. برای هر ریسک، توضیح مختصری ارائه دهید و تأثیر و احتمال آن را به عنوان زیاد، متوسط یا پایین دسته بندی کنید.
II. برنامه ریزی پروژه
از این دستورات برای ایجاد یک نقشه راه دقیق برای پروژه خود استفاده کنید.
1. یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کنید: پروژه را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
- یک ساختار شکست کار (WBS) برای یک پروژه ایجاد کنید
(project description). عمده قابل تحویل ها هستند(list major deliverables). هر قابل تحویل را حداقل به سه سطح از جزئیات (فازها، وظایف، و وظایف فرعی) تقسیم کنید و آن را در قالب فهرست سلسله مراتبی ارائه دهید.
2. یک برنامه دقیق پروژه ایجاد کنید: یک جدول زمانی دقیق برای پیگیری پیشرفت ضروری است.
- یک برنامه دقیق پروژه را در قالب جدولی مناسب برای نمودار گانت ایجاد کنید
(Project Name). از بسته های کاری زیر استفاده کنید:(list work packages from WBS). برای هر کار، تاریخ شروع، تاریخ پایان، مدت زمان و شناسایی وابستگیهای کلیدی را وارد کنید. همچنین، 5-7 نقطه عطف پروژه را شناسایی و برجسته کنید.
3. یک برنامه بودجه پروژه ایجاد کنید: منابع مالی مورد نیاز برای پروژه را مشخص کنید.
- یک بودجه دقیق برای پروژه ایجاد کنید
(project description)که برای(duration). منابع درگیر هستند(list resources and their rates, e.g., '2 Senior Developers at $X/hour'). شامل هزینه های تخمینی برای(list other cost categories like software, hardware, etc.). بودجه را به تفکیک فاز پروژه تقسیم کنید و الف(10-15%)صندوق اضطراری
4. یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید: تعریف کنید که چگونه ذینفعان را در جریان قرار دهید.
- یک برنامه ارتباطی برای یک پروژه ایجاد کنید
(project description). ذینفعان کلیدی هستند(list stakeholders and their roles). این طرح باید جدولی باشد که شامل موارد زیر باشد: نوع ارتباط (به عنوان مثال، گزارش وضعیت، جلسه کمیته راهبری)، فراوانی، مخاطب، مالک، و روش تحویل.
5. ایجاد یک برنامه جامع مدیریت ریسک: به طور فعال مشکلات احتمالی را شناسایی و برنامه ریزی کنید.
- به عنوان یک کارشناس مدیریت ریسک عمل کنید. برای
(Project Name)، یک ثبت ریسک دقیق ایجاد کنید. حداقل 15 خطر بالقوه را در زمینه هایی مانند شناسایی کنید(technology, resources, budget, and schedule). برای هر خطر، یک استراتژی کاهش (چگونگی جلوگیری از آن) و یک برنامه اضطراری (در صورت وقوع چه باید کرد) پیشنهاد کنید.
6. طراحی فرآیند پرامپت تغییر: تغییرات در محدوده پروژه را به روشی کنترل شده مدیریت کنید.
- طراحی یک فرآیند پرامپت تغییر ساده و در عین حال موثر برای
(Project Name). مراحل از ارسال پرامپت تغییر تا تایید و اجرای آن را مشخص کنید. همچنین، یک الگو برای فرم پرامپت تغییر ایجاد کنید که شامل موارد زیر است: پرامپت کننده، تاریخ، توضیح تغییر، توجیه و تأثیر بر محدوده/برنامه/بودجه.
III. اجرای پروژه
از این دستورات برای اجرای طرح پروژه خود استفاده کنید.
1. پیش نویس برنامه جلسه آغازین پروژه: یک شروع قوی برای همسویی تیم حیاتی است.
- یک دستور کار دقیق برای جلسه آغازین پروژه ایجاد کنید
(Project Name). دستور کار باید شامل موارد زیر باشد: مقدمه، پیشینه پروژه، اهداف و مقاصد، بررسی محدوده، نقش ها و مسئولیت ها، جدول زمانی پروژه، برنامه ارتباطی، جلسه پرسش و پاسخ و مراحل بعدی. این نشست قرار است(Date)و ماندگار خواهد بود(Duration).
2. پیش نویس به روز رسانی وضعیت پروژه هفتگی: ذینفعان را با به روز رسانی مختصر در جریان قرار دهید.
- من باید یک گزارش وضعیت پروژه هفتگی بنویسم
(Project Name)برای دوره(date range). به روز رسانی های کلیدی عبارتند از:(list key accomplishments, tasks in progress, and upcoming tasks). سلامت پروژه فعلی است(Green/Yellow/Red). لطفاً یک ایمیل گزارش وضعیت مختصر و حرفهای تهیه کنید که بتوانم آن را با سهامداران به اشتراک بگذارم.
3. ایجاد صورتجلسه جلسه: تصمیمات کلیدی و موارد اقدام را از جلسات مستند کنید.
- من به تازگی یک جلسه تیم پروژه را به پایان رساندم
(Project Name). نکات کلیدی بحث بود(list discussion points). تصمیمات گرفته شده بود(list decisions). آیتم های اقدام هستند(list action items with owners and due dates). لطفاً یک سند صورتجلسه رسمی ایجاد کنید.
4. ارتباط فروشنده حرفه ای را بنویسید: روابط با شرکای خارجی را به طور موثر مدیریت کنید.
- یک ایمیل حرفه ای اما محکم برای فروشنده ما بنویسید،
(Vendor Name)، با توجه به تاخیر در تحویل(item/service). تاریخ تحویل اولیه بود(date). من باید نگرانی خود را ابراز کنم، توضیح علت اصلی و تاریخ تحویل تضمین شده جدید را بخواهم و در مورد تأثیرات احتمالی جویا شوم.
IV. نظارت و کنترل
از این دستورات برای پیگیری پیشرفت و مدیریت تغییرات استفاده کنید.
1. تجزیه و تحلیل یک پرامپت تغییر: ارزیابی تاثیر تغییرات پیشنهادی بر پروژه.
- من یک پرامپت تغییر دریافت کرده ام
(Project Name)به(describe the change). برنامه و بودجه جاری پروژه می باشد(provide brief status). لطفاً تجزیه و تحلیل دقیقی از تأثیر این تغییر بر محدوده، برنامه، بودجه و منابع پروژه ارائه دهید.
2. پیگیری عملکرد پروژه با EVM: از مدیریت ارزش کسب شده برای یک نمای داده محور از سلامت پروژه استفاده کنید.
- من از EVM برای ردیابی عملکرد استفاده می کنم
(Project Name). ارزش برنامه ریزی شده (PV) است($ amount)، ارزش کسب شده (EV) است($ amount)، و هزینه واقعی (AC) است($ amount). لطفاً واریانس زمانبندی (SV)، واریانس هزینه (CV)، SPI و CPI را محاسبه کنید و تفسیر مختصری از معنای این معیارها برای پروژه ارائه دهید.
3. یک ورودی گزارش مشکل ایجاد کنید: مشکلات را به محض ایجاد ردیابی و مدیریت کنید.
- من با مشکلی در
(Project Name). مسئله این است:(describe the issue). تاثیرگذار است(what is being impacted). لطفاً یک ورودی برای گزارش مشکل با فیلدهایی برای شناسه شماره، شرح، تاریخ مطرح شده، افزایش توسط، اولویت (بالا/متوسط/پایین)، مالک و وضعیت (باز/در حال انجام/بسته) ایجاد کنید.
4. تجزیه و تحلیل علل ریشه ای مسائل پروژه: مشکلات را در منبع آنها حل کنید.
- پروژه ما،
(Project Name)، با مشکل زیر مواجه است:(describe the problem in detail). از تکنیک “5 چرا” برای انجام تجزیه و تحلیل علت اصلی و شناسایی علت اصلی مشکل استفاده کنید. سپس، سه راه حل عملی را توصیه کنید.
V. بسته شدن پروژه
از این دستورات برای نهایی کردن پروژه و مستندسازی نتایج آن استفاده کنید.
1. یک گزارش پایان پروژه ایجاد کنید: پروژه را به طور رسمی ببندید و عملکرد آن را مستند کنید.
- ایجاد یک گزارش کل پروژه جامع برای
(Project Name). اهداف اولیه این پروژه بود(list objectives)، و نتایج نهایی شد(describe outcomes). گزارش باید شامل خلاصهای از عملکرد پروژه بر اساس محدوده، زمانبندی و بودجه باشد. لیستی از محصولات نهایی و بخشی برای امضای نهایی پروژه.
2. مستند درس های آموخته شده: بینش برای پروژه های آینده را به دست آورید.
- یک سند درس های آموخته شده برای
(Project Name). سند باید یک جدول با سه ستون باشد: چه چیزی خوب شد؟، چه چیزی اشتباه شد؟، و توصیه هایی برای پروژه های آینده. حداقل سه امتیاز متمایز برای هر دسته بر اساس پروژه ارائه دهید(briefly describe project events).
3. یک ارتباط نهایی پروژه برای ذینفعان بنویسید: اتمام پروژه را اعلام کنید و از تیم تشکر کنید.
- پیش نویس ایمیل به روز رسانی پروژه نهایی برای همه ذینفعان
(Project Name). ایمیل باید تکمیل موفقیت آمیز پروژه را اعلام کند، دستاوردهای کلیدی و ارزش تجاری آن را برجسته کند، از تیم پروژه و ذینفعان برای مشارکت آنها تشکر کند و پیوندی به مستندات نهایی پروژه ارائه دهد.
همچنین این دستورات را بررسی کنید:
منبع: https://learnprompt.org/prompts-for-project-management/