دست زدن به تمام قسمت های متحرک یک پروژه می تواند هرج و مرج شود. شما در تلاش هستید تا تیم را تراز کنید ، ذینفعان را خوشحال کنید و کار واقعی را در مسیر خود قرار دهید. فشار روشن است و شروع یک برنامه یا سند جدید از ابتدا می تواند به یک دیوار خالی خیره شود. شما می دانید که چه کاری باید انجام دهید ، مانند ایجاد منشور یا ایجاد یک برنامه ، اما یافتن زمان و انرژی ذهنی برای ساختار آن همه یک چالش بزرگ است.
این موارد باعث می شود ChatGPT به دستیار مدیریت پروژه متخصص شما تبدیل شود. برای استفاده از آنها ، به سادگی یک فوریت را کپی کنید ، جایگزین کنید (bracketed placeholders) با جزئیات پروژه خاص خود ، و آن را در چتپ قرار دهید.
به این پیام ها به عنوان دفترچه مدیریت پروژه خود فکر کنید ، و همه چیز را از جرقه اولیه یک ایده تا بسته بندی نهایی پروژه پوشش می دهد. از آنها برای صرفه جویی در وقت ، کاهش استرس و ایجاد مسیری روشن برای موفقیت برای پروژه بعدی خود استفاده کنید.
I. شروع پروژه
از این پرامپت ها برای تعریف هدف و دامنه پروژه خود استفاده کنید.
1. ایجاد منشور پروژه: منشور پروژه به طور رسمی پروژه را مجاز می کند و مؤلفه های اصلی آن را تشریح می کند.
- به عنوان مدیر پروژه فصلی عمل کنید. یک منشور پروژه جامع برای یک پروژه ایجاد کنید
(describe project, e.g., 'develop a new mobile banking app')بشر این منشور باید شامل موارد زیر باشد: چشم انداز پروژه ، مأموریت ، اهداف ، دامنه (در و خارج) ، تحویل های کلیدی ، فرضیات ، محدودیت ها ، معیارهای موفقیت ، بودجه و جدول زمانی سطح بالا ، ذینفعان کلیدی و حامی پروژه.
2. اهداف پروژه هوشمند را تعریف کنید: اهداف واضح و قابل اندازه گیری برای موفقیت بسیار مهم است.
- پروژه من ،
(Project Name)، هدف(briefly describe project outcome)بشر این امر را به مجموعه ای از اهداف هوشمند (خاص ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، مرتبط و محدود) تبدیل کنید. برای هر هدف ، یک شاخص عملکرد کلیدی (KPI) را برای پیگیری دستاورد آن ارائه دهید.
3. تجزیه و تحلیل ذینفعان را انجام دهید: همه ذینفعان داخلی و خارجی و علایق آنها را مشخص کنید.
- برای
(Project Name)، یک ماتریس تجزیه و تحلیل ذینفعان تولید کنید. همه احزاب داخلی و خارجی را در نظر بگیرید. ستون ها باید باشند: نام ذینفعان/گروه ، نقش ، علاقه به پروژه (بالا/متوسط/پایین) ، تأثیر بر پروژه (بالا/متوسط/پایین) و یک استراتژی ارتباطی متناسب.
4. ارزیابی اولیه ریسک را انجام دهید: خطرات سطح بالا را قبل از مرحله برنامه ریزی دقیق شناسایی کنید.
- من در مرحله آغاز یک پروژه هستم
(project description)بشر لیستی از 10 خطرات بالقوه سطح بالا ایجاد کنید. برای هر خطر ، شرح مختصری را ارائه دهید و تأثیر و احتمال آن را به عنوان بالا ، متوسط یا پایین طبقه بندی کنید.
ii. برنامه ریزی پروژه
برای ایجاد یک نقشه راه دقیق برای پروژه خود از این نامه ها استفاده کنید.
1. ایجاد یک ساختار تجزیه کار (WBS): پروژه را به کارهای کوچکتر و قابل کنترل تقسیم کنید.
- یک ساختار تجزیه کار (WBS) برای یک پروژه ایجاد کنید
(project description)بشر تحویل های اصلی هستند(list major deliverables)بشر هر تحویل قابل تحویل را به حداقل سه سطح جزئیات (مراحل ، کارها و کارهای فرعی) تقسیم کنید و این را در قالب لیست سلسله مراتبی ارائه دهید.
2. تهیه یک برنامه دقیق پروژه: یک جدول زمانی دقیق برای ردیابی پیشرفت ضروری است.
- یک برنامه پروژه دقیق را در قالب جدول مناسب برای نمودار GANTT ایجاد کنید
(Project Name)بشر از بسته های کار زیر استفاده کنید:(list work packages from WBS)بشر برای هر کار ، شامل تاریخ شروع ، تاریخ پایان ، مدت زمان و شناسایی وابستگی های کلیدی است. همچنین ، 5-7 نقطه عطف مهم پروژه را شناسایی و برجسته کنید.
3. ایجاد یک برنامه بودجه پروژه: منابع مالی مورد نیاز پروژه را تشریح کنید.
- بودجه مفصلی برای یک پروژه ایجاد کنید
(project description)که دوام خواهد داشت(duration)بشر منابع درگیر هستند(list resources and their rates, e.g., '2 Senior Developers at $X/hour')بشر شامل هزینه های تخمین زده شده برای(list other cost categories like software, hardware, etc.)بشر بودجه را با فاز پروژه تجزیه کنید و شامل a(10-15%)صندوق احتمالی.
4. تهیه یک برنامه ارتباطی: تعریف کنید که چگونه ذینفعان را مطلع می کنید.
- تهیه یک برنامه ارتباطی برای یک پروژه
(project description)بشر ذینفعان اصلی هستند(list stakeholders and their roles)بشر این طرح باید یک جدول باشد: نوع ارتباطات (به عنوان مثال ، گزارش وضعیت ، جلسه کمیته فرمان) ، فرکانس ، مخاطب ، مالک و روش تحویل.
5. یک برنامه جامع مدیریت ریسک ایجاد کنید: فعالانه برای مشکلات احتمالی شناسایی و برنامه ریزی کنید.
- به عنوان یک متخصص مدیریت ریسک عمل کنید. برای
(Project Name)، یک ثبت ریسک دقیق ایجاد کنید. حداقل 15 خطر بالقوه را در مناطقی مانند شناسایی کنید(technology, resources, budget, and schedule)بشر برای هر ریسک ، یک استراتژی کاهش (نحوه جلوگیری از آن) و یک برنامه احتمالی (در صورت وقوع این اتفاق) پیشنهاد دهید.
6. یک فرآیند پرامپت تغییر را طراحی کنید: تغییرات در دامنه پروژه را به روشی کنترل شده مدیریت کنید.
- یک فرآیند پرامپت تغییر ساده و در عین حال مؤثر را طراحی کنید
(Project Name)بشر مراحل ارسال پرامپت تغییر به تأیید و اجرای آن را تشریح کنید. همچنین ، یک الگوی برای فرم پرامپت تغییر ایجاد کنید که شامل موارد زیر است: پرامپت کننده ، تاریخ ، توضیحات تغییر ، توجیه و تأثیر بر دامنه/برنامه/بودجه.
iii اجرای پروژه
از این پرامپت ها استفاده کنید تا برنامه پروژه خود را عملی کنید.
1. پیش نویس دستور کار جلسه شروع پروژه: شروع جدی برای تراز تیم بسیار مهم است.
- یک برنامه دقیق برای جلسه شروع پروژه ایجاد کنید
(Project Name)بشر دستور کار باید شامل موارد زیر باشد: مقدمه ، پیشینه پروژه ، اهداف و اهداف ، بررسی دامنه ، نقش ها و مسئولیت ها ، جدول زمانی پروژه ، برنامه ارتباطات ، جلسه پرسش و پاسخ و مراحل بعدی. این جلسه برنامه ریزی شده است(Date)و دوام خواهد داشت(Duration)بشر
2. پیش نویس به روزرسانی وضعیت پروژه هفتگی: ذینفعان را با به روزرسانی های مختصر آگاه نگه دارید.
- من باید گزارش وضعیت هفتگی پروژه را برای آن بنویسم
(Project Name)برای دوره(date range)بشر به روزرسانی های کلیدی عبارتند از:(list key accomplishments, tasks in progress, and upcoming tasks)بشر سلامت پروژه فعلی است(Green/Yellow/Red)بشر لطفاً یک ایمیل گزارش وضعیت مختصر و حرفه ای را تهیه کنید که می توانم با ذینفعان به اشتراک بگذارم.
3. ایجاد دقیقه جلسات: تصمیمات کلیدی و موارد اقدام را از جلسات مستند کنید.
- من فقط یک جلسه تیم پروژه را برای آن به پایان رسانده ام
(Project Name)بشر نکات کلیدی بحث بود(list discussion points)بشر تصمیمات گرفته شده بود(list decisions)بشر موارد عمل هستند(list action items with owners and due dates)بشر لطفاً یک سند رسمی جلسه رسمی ایجاد کنید.
4. نوشتن ارتباطات حرفه ای فروشنده: روابط با شرکای خارجی را به طور مؤثر مدیریت کنید.
- پیش نویس یک ایمیل حرفه ای اما محکم به فروشنده ما ،
(Vendor Name)، با توجه به تأخیر در تحویل(item/service)بشر تاریخ تحویل اصلی بود(date)بشر من باید ابراز نگرانی کنم ، توضیح علت اصلی و تاریخ تحویل تضمین شده جدید را بخواهم و در مورد تأثیرات احتمالی سؤال کنم.
IV نظارت و کنترل
برای ردیابی پیشرفت و مدیریت تغییرات از این اعلان ها استفاده کنید.
1. تجزیه و تحلیل پرامپت تغییر: تأثیر تغییرات پیشنهادی در پروژه را ارزیابی کنید.
- من یک پرامپت تغییر برای
(Project Name)به(describe the change)بشر برنامه و بودجه فعلی پروژه است(provide brief status)بشر لطفاً تجزیه و تحلیل مفصلی از تأثیر این تغییر بر دامنه ، برنامه ، بودجه و منابع پروژه ارائه دهید.
2. عملکرد پروژه را با EVM پیگیری کنید: از مدیریت ارزش به دست آمده برای یک دیدگاه داده محور از سلامت پروژه استفاده کنید.
- من از EVM برای ردیابی عملکرد استفاده می کنم
(Project Name)بشر مقدار برنامه ریزی شده (PV) است($ amount)، ارزش به دست آمده (EV) است($ amount)، و هزینه واقعی (AC) است($ amount)بشر لطفاً واریانس برنامه (SV) ، واریانس هزینه (CV) ، SPI و CPI را محاسبه کرده و تفسیر مختصری از این معیارها برای پروژه ارائه دهید.
3. ایجاد ورود به سیستم شماره: در هنگام بروز مشکلات ، مشکلات را پیگیری و مدیریت کنید.
- من با مسئله ای روبرو شده ام
(Project Name)بشر مسئله این است:(describe the issue)بشر تأثیر دارد(what is being impacted)بشر لطفاً برای ورود به سیستم با زمینه هایی برای شناسه شماره ، توضیحات ، تاریخ مطرح شده ، مطرح شده توسط ، اولویت (بالا/متوسط/پایین) ، مالک و وضعیت (باز/در حال پیشرفت/بسته) ، یک ورودی ایجاد کنید.
4. تجزیه و تحلیل علل اصلی موضوعات پروژه: مشکلات موجود در منبع خود را برطرف کنید.
- پروژه ما ،
(Project Name)، با مسئله زیر روبرو است:(describe the problem in detail)بشر برای انجام تجزیه و تحلیل علت اصلی و شناسایی علت اصلی مشکل از تکنیک “5 Whys” استفاده کنید. سپس ، سه راه حل عملی را توصیه کنید.
V. بسته شدن پروژه
برای نهایی کردن پروژه و مستند کردن نتایج آن از این اعلان ها استفاده کنید.
1. ایجاد یک گزارش نزدیک پروژه: به طور رسمی پروژه را ببندید و عملکرد آن را مستند کنید.
- یک گزارش جامع پروژه جامع برای
(Project Name)بشر اهداف اصلی پروژه بود(list objectives)، و نتایج نهایی بود(describe outcomes)بشر این گزارش باید شامل خلاصه ای از عملکرد پروژه در برابر دامنه ، برنامه و بودجه باشد. لیستی از تحویل نهایی ؛ و بخشی برای ورود به سیستم نهایی پروژه.
2. درسهای اسناد آموخته شده: بینش را برای پروژه های آینده ضبط کنید.
- یک سند آموخته شده درسهایی ایجاد کنید
(Project Name)بشر این سند باید یک جدول با سه ستون باشد: چه چیزی خوب پیش رفت؟ ، چه اشتباهی رخ داد؟ ، و توصیه هایی برای پروژه های آینده. حداقل سه نکته مشخص برای هر گروه بر اساس پروژه ارائه دهید(briefly describe project events)بشر
3. یک ارتباط نهایی پروژه را برای ذینفعان بنویسید: تکمیل پروژه را اعلام کنید و از تیم تشکر کنید.
- پیش نویس ایمیل نهایی به روزرسانی ایمیل برای همه ذینفعان
(Project Name)بشر ایمیل باید تکمیل موفقیت آمیز پروژه را اعلام کند ، دستاوردهای کلیدی و ارزش تجاری آن را برجسته کند ، از تیم پروژه و ذینفعان بخاطر مشارکت آنها تشکر کند و پیوندی به مستندات نهایی پروژه ارائه دهد.
همچنین ، این موارد را بررسی کنید:
منبع: https://www.learnprompt.org/prompts-for-project-management/