چند بار برای یک ساعت اضافی در روز خود آرزو کرده اید؟ به عنوان یک دستیار اجرایی (EA) ، با ارزش ترین منبع شما زمان است ، اما دائماً به مدیریت تقویم های هرج و مرج ، زمینه های ایمیل های بی پایان و آماده شدن برای جلسات برگشت به عقب اختصاص دارد. کارهای روزمره و تکراری اغلب بزرگترین تخلیه در توانایی شما در تمرکز بیشتر بر آنچه مهم است ، هستند.
Chatgpt می تواند یک تغییر دهنده بازی باشد. این کار در انجام کارهایی که برنامه شما را مصرف می کنند ، عالی است ، اما سودمندی آن کاملاً به نحوه پرامپت شما بستگی دارد. یک پرامپت عمومی باعث صرفه جویی در وقت شما نمی شود. یک اراده خاص
ما این مقاله را ایجاد کرده ایم تا به عنوان کتابخانه شخصی شما از آن پرامپت های خاص خدمت کنیم. این مجموعه ای از اعلان های آزمایش شده در زمینه است که می توانید بلافاصله برای تهیه پیش نویس ایمیل ، خلاصه یادداشت ها ، برنامه ریزی سفر و موارد دیگر استفاده کنید.
به سادگی یک سریع کپی کنید که متناسب با نیازهای شما باشد ، جایگزین کنید (bracketed) اطلاعات با جزئیات خود ، و آن را مستقیماً در Chatgpt قرار دهید.
I. مدیریت ایمیل
این اعلان ها به شما کمک می کنند تا ارتباطات ایمیل را به طور مؤثر تهیه ، اصلاح ، خلاصه و مدیریت کنید.
1. پیش نویس یک ایمیل حرفه ای:
- تهیه ایمیل به
(Recipient Name)از(Your Executive's Name)تأیید جلسه آنها در(Date)در(Time)بحث در مورد(Topic)بشر مکان را درج کنید(Location/Video Conference Link)و دستور کار:(List of agenda items)بشر - یک ایمیل پیگیری مودبانه بنویسید
(Recipient Name)در مورد سؤال ارسال شده(Date)در مورد(Subject)بشر به آرامی برای پاسخ سریع سریع شوید. - برای ایمیل “در حالی که بیرون بودید” برای ایجاد یک الگوی ایجاد کنید
(Your Executive's Name)، خلاصه کردن ایمیل های کلیدی ، کارهای فوری و به روزرسانی های مهم از(Date Range)بشر
2. ایمیل ها را تصفیه و ویرایش کنید:
- پیش نویس ایمیل زیر را مرور کنید و آن را مختصر تر و حرفه ای تر کنید. هدف این است که
(desired outcome, e.g., get a quick decision, sound more authoritative)بشر پیش نویس:(Paste email text here)بشر - نقاط گلوله زیر را به یک ایمیل خوب ساختار یافته و قانع کننده به تیم ترجمه کنید
(Subject)بشر امتیازات گلوله:(Paste bullet points here)بشر - ایمیل زیر را برای لحن بررسی کنید. باید دوستانه اما حرفه ای باشد. در صورت لزوم تنظیم کنید. ایمیل:
(Paste email text here)بشر
3. ایمیل های ورودی را خلاصه کنید:
- این موضوع ایمیل طولانی را خلاصه کنید و تصمیمات کلیدی گرفته شده و موارد اقدام را برای آن مشخص کنید
(Your Executive's Name)بشر موضوع:(Paste email thread here)بشر - تمام سؤالاتی را که در این ایمیل از آن پرسیده می شود استخراج کنید
(Sender's Name)بشر ایمیل:(Paste email text here)بشر
ii. تقویم و مدیریت برنامه
برای مدیریت زمان اجرایی ، برنامه های برنامه ریزی و برنامه ریزی روز خود از این پرامپت ها استفاده کنید.
1. جلسات برنامه:
- هفته آینده برای یک جلسه 45 دقیقه ای بهترین زمان را پیدا کنید
(List of Attendees)بشر زمان موجود آنها به شرح زیر است:(Paste availability)بشر جلسه باید شامل شود(Mandatory Attendee)بشر - پیش نویس دعوت جلسه برای
(Meeting Type, e.g., quarterly review)در(Date)در(Time)بشر موضوع است(Topic)بشر شرح مختصری و جذاب از هدف جلسه را درج کنید. - برای دعوت جلسه از یک پاسخ “کاهش” مودبانه ایجاد کنید
(Sender Name)از طرف(Your Executive's Name)بشر زمان های جایگزین را پیشنهاد دهید یا پیشنهاد دهید تا از طریق ایمیل ورودی را ارائه دهید.
2. روز/هفته اجرایی را برنامه ریزی کنید:
(Your Executive's Name)اولویت های فردا ،(Date)، هستند(List of priorities)بشر در اینجا تقویم فعلی آنها است:(Paste calendar)بشر برنامه خود را سازماندهی کنید تا شامل بلوک های کاری متمرکز و زمان آماده سازی برای ملاقات با آنها باشد(Client Name)بشر- مرور
(Your Executive's Name)تقویم برای هفته آینده و شناسایی هرگونه درگیری یا مناطقی بالقوه با جلسات بسیار زیاد به عقب. یک برنامه متعادل تر را پیشنهاد کنید.
iii آماده سازی و پیگیری جلسه
برای جلسات کارآمدتر آماده شوید و اطمینان حاصل کنید که همه موارد عمل اسیر و ابلاغ شده اند.
1. آماده برای جلسات:
- یک سند توجیهی یک صفحه ای برای
(Your Executive's Name)برای جلسه آینده خود با(Person's Name)از(Company Name)بشر شامل یک دوره کوتاه از شخص ، اخبار اخیر شرکت ، تاریخچه رابطه شما با آنها و اهداف اعلام شده این جلسه است:(Meeting Goals)بشر - یک برنامه دقیق برای جلسه ای ایجاد کنید
(Project Name)بشر اهداف هستند(List of goals)بشر زمان را برای هر مورد برنامه اختصاص دهید و نام افراد را که هر قسمت را هدایت می کند ، درج کنید. - طوفان مغزی لیستی از 5-7 سوالات روشنگری برای
(Your Executive's Name)در طول آنها بپرسید(Meeting Type)با(Guest's Name)در مورد(Topic)بشر
2. پیگیری بعد از جلسات:
- متن/یادداشت های جلسه زیر را به یک سند “جلسه جلسات” خلاصه کنید. تصمیمات کلیدی ، موارد عمل با صاحبان و مهلت ها و مباحث مربوط به بحث در آینده را برجسته کنید. متن:
(Paste transcript or notes here)بشر - پیش نویس یک ایمیل پیگیری برای همه حاضران
(Meeting Name)جلسه از آنها برای وقت خود تشکر می کنم ، دقایقی از جلسه را وصل کنید و موارد اصلی و مهلت های اصلی را مجدداً تکرار کنید.
IV برنامه ریزی سفر و تدارکات
روند برنامه ریزی و سازماندهی سفرهای تجاری را ساده تر کنید.
1. ایجاد برنامه های سفر سفر:
- یک برنامه سفر دقیق برای سفر ایجاد کنید
(Your Executive's Name)سفر به(City, Country)از(Start Date)به(End Date)بشر جزئیات زیر را درج کنید:- پروازها:
(Flight numbers, times, and airports) - هتل:
(Hotel name, address, and confirmation number) - جلسات:
(List of meetings with date, time, location, and attendees) - حمل و نقل زمینی:
(Car rental/service details) - اضافه کردن پیشنهادات برای
(e.g., top-rated restaurants near the hotel suitable for business dinners, local travel time between locations)
- پروازها:
2. تدارکات سفر را کنترل کنید:
- یک ایمیل بنویسید به
(Hotel Name)برای پرامپت ورود به سیستم زودهنگام و یک اتاق در طبقه بلند برای(Your Executive's Name)، ورود به(Date)بشر رزرو زیر است(Name)بشر - گزینه های سفر کلاس تجاری را از طریق مقایسه کنید
(Departure City)به(Arrival City)در(Date)بشر در نظر گرفتن(Airline 1)با(Airline 2)وت(Airline 3)بشر تمرکز خود را بر مدت زمان پرواز ، لایحه ها و قیمت ها متمرکز کنید.
V. سنتز تحقیق و اطلاعات
به سرعت جمع آوری و درک اطلاعات از منابع مختلف.
1. خلاصه اطلاعات:
- یافته های کلیدی و استدلال های اصلی مقاله زیر را در 3-5 نقطه گلوله خلاصه کنید. مقاله:
(Paste article text or link)بشر - خلاصه ای از سطح بالا از آخرین روند در
(Industry Name)صنعت ، با تمرکز بر(Specific Topic, e.g., AI adoption, market growth, competitive landscape)بشر
2. مقایسه و تجزیه و تحلیل:
- مقایسه و تضاد
(Product/Service A)وت(Product/Service B)برای(Purpose, e.g., team collaboration)بشر جدول ایجاد کنید که آنها را بر اساس ارزیابی کند(Criteria 1)با(Criteria 2)وت(Criteria 3)بشر - من باید یک مکان برای یک شرکت در خارج از شرکت پیدا کنم
(Number)مردم در(City)بشر تحقیق و ارائه لیستی از سه مکان بالقوه با ظرفیت ، قیمت گذاری و امکانات موجود. این رویداد روشن است(Date)بشر
vi محتوا و ایجاد سند
کمک به ایجاد اسناد حرفه ای ، ارائه ها و محتوای رسانه های اجتماعی.
1. پیش نویس اسناد حرفه ای:
- یک طرح کلی برای ارائه در
(Topic)بشر مخاطب است(Audience Description)، و پیام کلیدی باید باشد(Key Message)بشر شامل یک اسلاید عنوان ، مقدمه ، 3-4 امتیاز اصلی با زیر مجموعه ها و نتیجه گیری است. - توضیحات شغلی را برای
(Job Title)موقعیت شامل مسئولیت ها ، صلاحیت ها و یک مقدمه مختصر و جذاب در فرهنگ شرکت ما است. الزامات کلیدی عبارتند از:(List of requirements)بشر
2. ایجاد محتوای رسانه های اجتماعی:
- پیش نویس یک پست حرفه ای LinkedIn برای
(Your Executive's Name)اعلام مشارکت آنها به عنوان سخنران در(Event Name)بشر موضوع را ذکر کنید(Topic of Speech)و شامل هشتگ های مربوطه است. - برای به اشتراک گذاشتن این مقاله ، 3-4 گزینه برای یک پست کوتاه و حرفه ای X (که قبلاً توییتر بود) ایجاد کنید:
(Link to Article)بشر لحن باید باشد(e.g., insightful, thought-provoking)بشر
vii بهره وری و بهینه سازی گردش کار
از این پیام ها برای ایده های طوفان مغزی ، بهبود فرایندها و تقویت اثربخشی خود استفاده کنید.
1. طوفان مغزی و ایده:
- تیم ما با یک چالش روبرو است
(Describe Challenge)بشر طوفان مغزی پنج راه حل بالقوه ، با توجه به جوانب مثبت و منفی آنها. - ایده هایی برای فعالیت تیم سازی برای یک بخش از
(Number)مردم فعالیت باید باشد(e.g., virtual, in-person, focused on collaboration)و آخرین برای(Duration)بشر
2. بهبود فرآیند:
- گردش کار زیر را تجزیه و تحلیل کنید
(Process Name, e.g., onboarding a new client)و 3-4 راه را برای کارآمدتر کردن آن پیشنهاد دهید. مراحل گردش کار:(List of steps)بشر - یک لیست چک برای
(Task, e.g., preparing for the quarterly board meeting)برای اطمینان از اینکه همه مراحل به طور مداوم دنبال می شوند.
viii گزارش هزینه و مدیریت بودجه
این موارد به ساده تر کردن روند اغلب خسته کننده مدیریت هزینه ها و ردیابی بودجه کمک می کند.
- لیست زیر از هزینه ها را طبقه بندی کنید
(Your Executive's Name)سفر به(City)به(e.g., Meals, Transportation, Accommodation, Client Entertainment)بشر در اینجا لیست است:(Paste list of expenses with amounts)بشر - خلاصه گزارش هزینه برای دوره
(Start Date)به(End Date)بشر مقدار کل است($XX.XX)بشر هدف این بود(e.g., attending the XYZ conference, client meetings in New York)بشر ذکر کنید که تمام رسیدها پیوست شده اند. - هزینه های دپارتمان زیر را برای سه ماهه آخر مرور کنید و 3 دسته برتر هزینه و هر نوع بلیط غیر معمول یا بالا را مشخص کنید. داده ها:
(Paste expense data)بشر
ix برنامه ریزی و هماهنگی رویداد
از اجتماعات تیمی کوچک گرفته تا رویدادهای بزرگ شرکتی ، این افراد به روند برنامه ریزی پایان به پایان کمک می کنند.
- ایجاد یک برنامه پروژه و لیست چک برای
(Event Type, e.g., company offsite, client appreciation dinner)برای(Number)شرکت کنندگان در(Date)بشر هدف این است(Goal of Event)بشر نقاط عطف کلیدی مانند(e.g., budget approval, venue selection, sending invitations, confirming vendors, day-of coordination)بشر - پیش نویس یک ایمیل دعوت جذاب برای سالانه
(Event Name)بشر شامل تاریخ ، زمان ، مکان ، کد لباس(Dress Code)، و یک تیزر مختصر در مورد آنچه انتظار دارید ، مانند(e.g., guest speaker, special entertainment)بشر - برای همه شرکت کنندگان یک ایمیل پس از رویداد “متشکرم” ایجاد کنید. پیوندی به یک بررسی بازخورد و گالری عکس از این رویداد را درج کنید.
X. مدیریت روابط حرفه ای
این مطالب به شما کمک می کند تا شبکه حرفه ای خود را حفظ و پرورش دهد.
1. آماده و پیگیری در شبکه:
- در اینجا لیستی از شرکت کنندگان برای
(Event Name)رویداد شبکه:(Paste list)بشر برای(Name 1)با(Name 2)وت(Name 3)، یک بیوگرافی مختصر ، فعالیت های اخیر شرکت آنها را ارائه دهید ، و یک شروع کننده مکالمه مربوطه را برای آن پیشنهاد کنید(Your Executive's Name)بشر - پیش نویس پرامپت اتصال مختصر و شخصی LinkedIn برای
(Your Executive's Name)ارسال به(Person's Name)، که در آنها ملاقات کردند(Event)بشر پیام باید گفتگوی آنها در مورد(Topic)بشر - پیش نویس یک پیام متفکرانه برای
(Your Executive's Name)ارسال به(Contact's Name)برای آنها(e.g., work anniversary, recent promotion, company milestone)بشر
xi کمک شخصی و کارهای متفرقه
زیرا وقتی نقش EA به حمایت شخصی از مجریه گسترش می یابد.
- در مورد سه رستوران با رتبه بالا در
(Neighborhood/City)مناسب برای(e.g., anniversary dinner, casual family lunch)بشر توضیحات مختصری از غذاها و محیط برای هر یک ، همراه با اطلاعات تماس آنها ارائه دهید. - سه سرویس معتبر را پیدا کنید
(Service, e.g., home cleaning, car detailing, a personal tailor)در(Area/City)منطقه در صورت وجود خلاصه ای از بررسی ها و قیمت گذاری آنها را درج کنید. - پیش نویس یک برنامه برای
(Executive's Name)بازدید از خانواده از(Start Date)به(End Date)بشر شامل زمان ورود پرواز آنها ، رزرو شام در(Restaurant Name)، و بلیط برای(Event/Show)در(Date)بشر
همچنین ، این موارد را بررسی کنید:
- بخش عظیمی از نقش یک دستیار مدیریت تنظیمات پیچیده سفر است. کل فرایند را با لیست نهایی ما ساده کنید پرامپت سفربشر
- با استفاده از هوش مصنوعی برای تهیه پیام های واضح و مؤثر ، صندوق ورودی و کلیه ارتباطات حرفه ای خود را تسلط دهید. بهترین تکنیک ها را با متخصص ما بیاموزید پرامپت بازاریابی ایمیل، که برای هر ارتباط تجاری مناسب است.
- هنگام کار با گزارش هزینه ها ، ردیاب ها یا لیست های تماس ، بهره وری خود را تقویت کنید. شما می توانید فرمول ها و تجزیه و تحلیل داده ها را با قدرتمند ما خودکار کنید پرامپت اکسلبشر
- دستیاران اجرایی ستون فقرات هر مشاغل هستند. برای استراتژی های تجاری سطح بالا ، به ما مراجعه کنید پرامپت تجارتبشر
منبع: https://www.learnprompt.org/prompts-for-executive-assistants/